10 thủ thuật hay cho tính năng Table trong Excel – Khoa Học Phổ Thông

 1. Tạo table theo hai cách
Đầu tiên, bạn hãy làm quen với tính năng Table trong Excel thông qua các cách tạo một bảng dữ liệu từ giao diện. Bạn cần chuẩn bị bảng dữ liệu đã có sẵn các thông tin như tiêu đề của hàng, tiêu đề của cột, dữ liệu trong các ô. Sau đó, bạn lựa chọn vùng dữ liệu, bao gồm tiêu đề hàng và cột, rồi bấm vào menu Insert > Table. Một hộp thoại xuất hiện nhằm giúp xác nhận lại vùng chọn, bạn đánh dấu chọn vào ô My table has headers để tạo bảng bao gồm tiêu đề cột, bấm OK. Khi đó, Excel sẽ tạo ra một bảng theo định dạng mặc định. 
 Nếu muốn tự chọn định dạng của bảng, khác định dạng mặc định, thì bạn chọn vùng dữ liệu rồi bấm vào menu Home (thay vì menu Insert như cách trên), chọn một mẫu trong thư viện Format as Tables của mục Styles.
2. Gỡ bỏ tính năng Filter
Nếu chỉ muốn sử dụng một số tính năng trong table của Excel mà không cần dùng đến bộ lọc hoặc sắp xếp dữ liệu (tính năng Filter), bạn hãy ẩn các mũi tên Filter bên cạnh các tiêu đề cột. Để thực hiện việc này, bạn bấm vào một ô trên bảng rồi vào menu Home, tìm mục Editing, bấm vào nút Sort & Filter và bấm Filter. Ngoài cách chuyển đổi ẩn và hiện mũi tên bằng chuột thì bạn có thể dùng tổ hợp phím tắt Shift+Ctrl+L.
3. Chuyển đổi table sang dữ liệu thường
Định dạng dữ liệu trong bảng là cách nhanh nhất để cập nhật dữ liệu ở các cột thông qua tính năng Filter, nhưng nếu không muốn sử dụng các tính năng của bảng, hay chỉ đơn giản là chỉ dùng định dạng bảng cho sheet Excel, bạn có thể chuyển đổi bảng thành dạng dữ liệu thông thường. Để thực hiện, bạn bấm chọn vào ô trong bảng, bấm vào menu Table Tools > Design, bấm Convert to Range trong mục Tools, bấm Yes khi có thông báo Do you want to convert the table to a normal range?
4. Canh chỉnh tiêu đề cột
Các mũi tên Filter hiển thị ở góc dưới bên phải của ô có thể che khuất tiêu đề cột. Nếu cần sử dụng các mũi tên này thì bạn hãy canh chỉnh nội dung sao cho hợp lý bằng các tính năng trong mục Alignment của menu Home. Bạn có thể sử dụng tính năng Top Align (lên trên), Middle Align (canh giữa trên và dưới), Bottom Align (xuống dưới), Align Text Left (canh trái), Center (canh đều), Align Text Right (canh phải), Decrease Indent (giảm mức thụt lề trái), Increase Indent (tăng mức thụt lề trái).
5. Thêm hàng mới vào bảng
Hàng trong tính năng Table có chút khác biệt so với hàng trong bảng tính Excel thông thường. Để thêm một hàng mới vào cuối bảng, bạn bấm chuột vào ô bên phải dưới cùng (nếu hàng Total không hiển thị) và bấm phím Tab, tương tự như thao tác trong Word. Ngoài ra, bạn có thể thêm nhanh nhiều hàng vào bảng bằng cách kéo thả biểu tượng hình tam giác nhỏ ở hàng cuối của bảng. Để thêm một hàng vào bên trong bảng, bạn bấm vào ô bên dưới của hàng cần thêm vào, rồi bấm vào menu Home > Cells > Insert > Insert Table Row Above. Hàng mới được tạo ra sẽ được tự động điều chỉnh theo đúng định dạng của bảng. Lưu ý, để hiển thị tổng số hàng Total thì bạn vào menu Table Tools > Design, chọn Total Row ở mục Table Style Options.
6. Tính toán tổng số
Nếu đã từng sử dụng hàm SUM trong Excel để tính tổng của các cột dữ liệu, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy khó chịu đối với các hàng đã được ẩn, vì hàm SUM luôn tính tổng tất cả các ô trong vùng dữ liệu, cho dù người xem có nhìn thấy chúng hay không. Khi đó, kết quả thu được sẽ không chính xác khi in ra và có thể gây ra những hậu quả không đáng có nếu sơ xuất trong quá trình kiểm tra số liệu. Thay vì sử dụng hàm SUM thì bạn nên dùng hàm SUBTOTAL (tính tổng số phụ) để tránh những vấn đề nêu trên. Excel sẽ tự động sử dụng hàm SUBTOTAL khi bạn kích hoạt tính năng Total Row trong bảng dữ liệu. Bạn có thể làm hiển thị hàng Total theo hướng dẫn ở mục 5 hoặc bấm chuột phải vào một ô trong bảng rồi chọn Table trong menu ngữ cảnh và bấm Tables Row. Một hàng Total sẽ xuất hiện ở cuối bảng và Excel tự động sử dụng hàm SUBTOTAL để tổng hợp dữ liệu nếu cột cuối cùng là giá trị số. Để tính toán tổng số ở các cột khác, bạn bấm chuột vào ô thích hợp ở hàng Total, cột dữ liệu cần tính, rồi chọn các tính năng trong menu thả xuống, như: Average – trung bình, Count – đếm số ô có giá trị, Count Numbers – đếm số ô có giá trị số, Max- giá trị lớn nhất, Min – giá trị nhỏ nhất, Sum – tính tổng, vv…
7. Tạo biểu đồ động
Một trong những lợi ích của định dạng bảng trong Excel là giúp tạo ra biểu đồ động, một dạng biểu đồ tự động điều chỉnh để phù hợp với vùng dữ liệu đã bị thay đổi số liệu. Nhờ đó, bạn không cần vất vả chỉnh sửa lại biểu đồ khi thêm giá trị mới vào bảng, thêm hàng dữ liệu vào dưới cùng hoặc thêm cột dữ liệu mới vào bên phải. Việc tạo biểu đồ dựa trên dữ liệu của bảng cũng giống như tạo biểu đồ trong bảng tính Excel thông thường. Đầu tiên, bạn bấm chọn vào một ô trong bảng (có thể quét khối chọn cả bảng dữ liệu), rồi vào menu Insert và chọn một dạng biểu đồ ở mục Charts.
8. Nhập nhanh dữ liệu bằng tính năng Form
Nhập dữ liệu liên tục vào một bảng dữ liệu lớn là việc làm mất nhiều công sức và đôi khi dẫn đến sự nhàm chán. Tính năng Form trong Excel là một công cụ tiện dụng, nó tạo ra một biểu mẫu đơn giản giúp cho việc nhập liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn, nhưng mặc định nó không được hiển thị phía trên thanh ribbon. Để làm cho nó hiện lên thanh Quick Access Toolbar, bạn vào menu File > Options, bấm chọn thẻ Quick Access Toolbar. Trong khung bên phải, bạn chọn All Commands ở mục Choose commands from, rồi kéo thanh trượt tìm đến tính năng Form, bấm Add để chuyển vào khung Customize Quick Access Toolbar, bấm OK. Để sử dụng tính năng Form, bạn bấm vào ô trong bảng dữ liệu và bấm nút Form trên thanh Quick Access Toolbar. Trong hộp thoại hiện ra, bạn sẽ thấy dữ liệu trong biểu mẫu hiện tại và bấm New để thêm vào dữ liệu mới theo biểu mẫu trống. Để xem qua dữ liệu của các mẫu, bạn sử dụng hai tính năng Find Prev và Find Next.
9. Sắp xếp và lọc dữ liệu
Một trong những tính năng quan trọng của bảng là khả năng sắp xếp và lọc dữ liệu trong bảng. Để thực hiện, bạn bấm vào nút mũi tên cạnh bên tiêu đề cột và chọn một trong hai tính năng Sort hoặc Filter. Tùy chọn Sort giúp sắp xếp các giá trị theo thứ tự giảm dần hoặc tăng dần hoặc theo màu sắc. Các tùy chọn bộ lọc Filter có sự khác nhau, tùy thuộc vào kiểu giá trị (dạng số, ký tự, ngày tháng) trong bảng dữ liệu. Bạn có thể lựa chọn một vài tùy chọn có sẵn trong danh sách Filter hoặc tự định nghĩa bộ lọc bằng tính năng Custom Filter. Để xóa một bộ lọc, bạn bấm vào biểu tượng Filter và bấm Clear Filter From hoặc bấm vào menu Home, bấm nút Sort & Filter, bấm Clear để xóa tất cả bộ lọc trong các cột của bảng.
10. Tạo dãy tiêu chuẩn phức tạp để tìm kiếm dữ liệu trên nhiều cột
Đây là một dạng tìm kiếm mà bạn không thể sử dụng các chuẩn của bộ lọc Filter thông thường, ví dụ như tìm kiếm những hóa đơn có giá trị lớn hơn 100$, nhỏ hơn 1000$; những số điện thoại bắt đầu bằng 09 hoặc 07, vv… Để lọc dữ liệu theo những tiêu chuẩn phức tạp trong Table, bạn phải sử dụng tính năng Advanced Filter. Bạn bấm vào một ô trong bảng dữ liệu rồi bấm vào menu Data, bấm Advanced trong mục Sort & Filter, chọn Filter the list, in-place trong hộp thoại Advanced Filter. Tiếp theo, bạn chọn vùng dữ liệu tại ô List Range và thiết lập dãy tiêu chuẩn tại ô Criteria Range. Criteria Range là một dãy các ô chứa những điều kiện để lọc, đặt bên ngoài Table, có thể có nhiều hơn hai hàng trừ hàng tiêu đề. Khi xong, bạn bấm OK để lọc danh sách.

source

Leave a Reply

Your email address will not be published.